PATRIZIA is a leading partner for global real assets.

The expertise and commitment of our global teams form the basis of our success.

Shaping a sustainable future and making a positive contribution to society is what drives our daily

business.

Office Manager PATRIZIA Office/ Personal Assistant Nederlandse Management team

• Verantwoordelijkheden:
  • Office Management: algemene officemanagement taken, verantwoordelijk voor een hoog service niveau op ons kantoor, het verstrekken van zakelijke ondersteuning, administratieve functies, en;
  • Persoonlijke assistentie aan management team (2 personen)
• Standplaats: Amsterdam
• Rapporteren aan: Country Head Nederland

Rol en verantwoordelijkheden

Als fulltime Office Manager/ Personal Assistant ben je een belangrijk onderdeel van ons team en ondersteun je de groei van PATRIZIA. Omdat wij een ambitieus en groeiend bedrijf zijn, zijn wij op zoek naar een toegewijd persoon die zich prettig voelt in een ondernemende omgeving. Als office manager ben je een sleutelfiguur in ons team en verantwoordelijk de zaken in ons Amsterdamse kantoor in goede banen te leiden. Daarnaast ondersteun je het managment team (2 personen) bij divere werkzaamheden.

Belangrijkste taken

• Personal Assistent voor het Nederlandse Management Team (2 personen);
• Toezicht houden op de dagelijkse werkzaamheden binnen het kantoor, de coördinatie van kantooractiviteiten en ervoor zorgen dat de kantoorapparatuur en -faciliteiten worden onderhouden en zo nodig bijgewerkt;
• Bijhouden en bijwerken van de kantoorinventaris, inclusief het bestellen van kantoorbenodigdheden en apparatuur indien nodig;
• Relaties met leveranciers beheren, inclusief het onderhandelen over contracten en prijzen met leveranciers en dienstverleners;
• Beheer van het kantoorbudget, waaronder het bijhouden van uitgaven en het in gang zetten van een juiste administratieve afhandeling en betaling door collega’s;
• Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures op kantoor (in coördinatie met het management team), ervoor zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van dit beleid en zich eraan houden;
• Aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en leveranciers, ervoor zorgen dat zij op een professionele en hoffelijke manier worden begroet en geholpen (in samenwerking met de receptioniste);
• Organiseren van bedrijfsevenementen, zoals onze maandelijkse borrels, team-building activiteiten, onze aanwezigheid op het jaarlijkse PROVADA- vastgoedbeurs en andere speciale evenementen;
• Zorgdragen dat kantoorrecords en -dossiers goed georganiseerd en bijgehouden worden, zowel fysiek als digitaal;
• Assisteren bij HR-gerelateerde taken, waaronder on- en offboarding van (nieuwe) medewerkers en het bijhouden van personeelsdossiers;
• Eerste aanspreekpunt voor ons leaseautobedrijf, beheerder van leasecontracten en gebruikersovereenkomsten;
• Ondersteuning bij het laten authoriseren en archiveren van bestuursbesluiten, jaarrekeningen en andere juridische – en financiele stukken van de verschillende PATRIZIA werkmaatschappijen;
• Afhandelen van problemen of klachten die zich voordoen binnen het kantoor en werken aan een tijdige en effectieve oplossing (in samenwerking met het management team);
• Overige organisatorische en administratieve werkzaamheden, zoals: notulen tweewekelijkse management team vergadering, verwerken van onkostendeclaraties voor het Nederlandse management team, beheer van zakelijke creditcardafschriften en kaartbeheer, coördinatie van internationale reizen en koeriers, bestellen van relatiegeschenken, opvang receptionele werkzaamheden bij afwezigheid receptionist(e)z.

Vereisten

• Team-player, open en pro-actief karater
• Uitstekende interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden, met het vermogen om effectief te werken met mensen op alle niveaus van de organisatie (nationaal en internationaal).
• Vermogen om, indien nodig, onder druk te werken met strakke deadlines.
• Flexibiliteit, initiatiefrijk en het vermogen om on-the-job te leren.
• 5+ jaar hands on ervaring in office management en personal assistence in een ambitieuze en veranderende omgeving, bij voorkeur ervaring in de vastgoed sector
• Sterke organisatorische en tijdmanagementvaardigheden, met het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere projecten tegelijkertijd te beheren.
• Vaardigheid met Microsoft Office en andere software voor kantoorbeheer.
• Sterke probleemoplossende en besluitvormende vaardigheden, met het vermogen om kritisch te denken en gedegen beslissingen te nemen.
• Het vermogen om vertrouwelijk met informatie om te gaan en gevoelige informatie discreet te behandelen.
• In het bezit zijn van een EHBO-diploma of bereid zijn een dergelijk diploma te behalen.
• Uitstekend in het Nederlands en Engels goed in woord en schrift

Wat bieden wij

• Internationale, interculturele en inspirerende werkomgeving
• Open werkcultuur, waarin teamplay en betrokkenheid kenmerkend zijn
• Competitief compensatiepakket     
• Regeling voor mobiel werken: flexibiliteit om als office manager één dag per week thuis te werken.
• Twee extra vrije dagen voor vrijwilligerswerk
• Programma's voor vaardigheidsopbouw, talentontwikkeling en loopbaanontwikkeling via onder meer PATRIZIA-Academy en mentorschap
• Next-Generation initiatieven en ED&I council

Werken bij PATRIZIA

• PATRIZIA is wereldwijd actief en biedt al 38 jaar investeringsmogelijkheden in vastgoed en infrastructuur voor institutionele, semi-professionele en particuliere beleggers. PATRIZIA beheert meer dan 59 miljard euro aan activa en heeft meer dan 1.000 professionals in dienst op 28 locaties wereldwijd.
• Het kantoor in Amsterdam telt ongeveer 30 medewerkers werkzaam in verschillende internationale business units, waaronder Asset Management, Transactions Management, Investment Control, Capital Markets, etc. Wij hebben een open en transparante werkcultuur, waarin communicatie tussen alle collega’s eerlijk, transparant en betrokken is. Onze teamspirit, oplossingsgerichtheid en vertrouwen in elkaar zorgt voor betrokkenheid en aangename werksfeer en daarmee hoge teamproductiviteit.
• Als toonaangevende partner voor wereldwijd onroerend goed is PATRIZIA zich ervan bewust dat onroerend goed een van de grootste bijdragers is aan het wereldwijde energieverbruik en de CO2-uitstoot die de klimaatverandering aandrijft. Als vastgoedexpert begrijpt PATRIZIA haar rol en verantwoordelijkheid als investerings- en vermogensbeheerder van vastgoed om een duurzamere omgeving te creëren door milieuschade te beperken en op een positieve manier bij te dragen aan de maatschappij.
• PATRIZIA biedt gelijke kansen en discrimineert niet op grond van leeftijd, handicap, geslacht, seksuele geaardheid, geslachtsverandering, geslachtsidentiteit, huwelijk, burgerlijk partnerschap, zwangerschap, moederschap, ras (inclusief huidskleur en etnische of nationale afkomst), godsdienst of overtuiging.
• Via PATRIZIA Foundation zet PATRIZIA zich in voor maatschappelijke verantwoordelijkheid. De Stichting heeft de afgelopen 21 jaar wereldwijd ongeveer 250.000 kinderen in nood geholpen om toegang te krijgen tot onderwijs en hen zo de kans gegeven op een beter leven.