Relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken, die über die gesetzlichen Anforderungen hinaus angewandt werden, sowie Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat der PATRIZIA Immobilien AG

Als Unternehmen haben wir Grundsätze für unsere Geschäftstätigkeit und die damit verbundenen Ziele sowie Grundsätze für unsere generellen Wertvorstellungen, die das Tagesgeschehen überdauern.

Jeder von uns, ganz gleich, welche Aufgabe er in der PATRIZIA Immobilien AG erfüllt, muss sich immer wieder neu in einer sich ständig verändernden Umwelt behaupten. Jeder von uns muss dies tun, damit wir alle gemeinsam erfolgreich sind. Wir sind davon überzeugt, dass der Mut zu Innovation die treibende Kraft für gesundes Wachstum unseres Unternehmens ist. Bei aller Veränderung benötigen wir jedoch, neben gesetzlichen Bestimmungen, dauerhafte Prinzipien, die unsere Wertvorstellungen zum Ausdruck bringen und die wir als Verpflichtung für unser Handeln verstehen. Vorstand, Aufsichtsrat, Geschäftsführung und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind aufgefordert, diese Werte zu leben und umzusetzen, denn sie bilden die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit und die Sicherung unseres Geschäftserfolgs.

PATRIZIA hat konzernweit gültige Verhaltensregeln. Vorausschauendes Denken, aber auch eine starke emotionale Bindung an Tradition und gewachsene Werte spiegeln sich in all unserem Tun. Jeder Mitarbeiter erhält beim Einstieg in das Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch, das unsere Grundorientierung dokumentiert. Mit diesem Regelwerk schaffen wir Verhaltenssicherheit sowohl für die interne Zusammenarbeit als auch für unsere externen Beziehungen zu Mietern, Kunden, Lieferanten und Aktionären. Um unsere Unternehmenskultur und damit unsere Verhaltensleitlinien zu definieren, haben wir Grundsätze definiert, die für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Hierarchien und Funktionen hinaus gelten:

• Leistung gegen Leistung
• Vertrauen gegen Vertrauen
• Sagen, was man denkt
• Tun, was man sagt

Auch Fehler bringen uns weiter. Damit wir alle daraus lernen können, ist es notwendig, dass wir unsere Fehler offen kommunizieren und gemeinsam aus ihnen lernen. Nur so sichern wir unseren Unternehmenserfolg und schaffen einen nachhaltigen Mehrwert für unser Unternehmen.

Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben besteht bei der PATRIZIA Immobilien AG ein duales Führungssystem, das durch eine personelle Trennung zwischen dem Leitungs- und dem Überwachungsorgan gekennzeichnet ist. Als börsennotierte deutsche Aktiengesellschaft wird die Unternehmensführung der PATRIZIA in erster Linie durch das Aktiengesetz bestimmt. Des Weiteren richtet sich die vertrauensvolle Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat zum Wohle des Unternehmens eng an den Prinzipien des Deutschen Corporate Governance Kodex aus. Die aktuelle Erklärung gemäß § 161 AktG finden Sie hier.

Arbeitsweise des Vorstands

Der Vorstand leitet die PATRIZIA Immobilien AG und den PATRIZIA Konzern mit all seinen Tochtergesellschaften in eigener Verantwortung mit dem Anspruch, die Interessen der Gesellschaft zu wahren und zu fördern. Er führt die Geschäfte nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung, der Geschäftsordnung für den Vorstand sowie der individuellen Arbeitsverträge. Die Mitglieder des Vorstands richten ihr Handeln nach den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex, soweit ihnen in der jährlichen Entsprechenserklärung entsprochen wird.

Der Vorstand der PATRIZIA Immobilien AG besteht zurzeit aus drei Mitgliedern. Er legt die Konzernstrategie fest und bestimmt die Richtlinien sowie die Grundsätze für die daraus abgeleitete Unternehmenspolitik sowie die langfristigen Ziele für die Holding, die Tochter- und Objektgesellschaften. Er koordiniert wichtige Aktivitäten, entscheidet über Investments und die finanzielle Steuerung und Berichterstattung des Konzerns.

Die Verteilung der Geschäftsbereiche auf die einzelnen Mitglieder des Vorstands ergibt sich aus dem Geschäftsverteilungsplan, der von allen Vorstandmitgliedern gemeinsam unter Berücksichtigung der einzelnen Anstellungsverträge erstellt wird. Dieser Geschäftsverteilungsplan des Vorstands bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrats.

Die Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung. Sie arbeiten kollegial zusammen und unterrichten sich gegenseitig laufend über wichtige Maßnahmen und Vorgänge in ihren Geschäftsbereichen. Jedes Mitglied ist verpflichtet, bei schwerwiegenden Bedenken bezüglich einer Angelegenheit eines anderen Geschäftsbereichs eine Beschlussfassung des gesamten Vorstands herbeizuführen, wenn die Bedenken nicht durch eine Aussprache mit dem anderen Mitglied des Vorstands behoben werden können.

Der Vorstand in seiner Gesamtheit entscheidet in allen Angelegenheiten von grundsätzlicher und wesentlicher Bedeutung sowie in gesetzlich oder anderweitig verbindlich festgelegten Fällen. Die Geschäftsordnung des Vorstands sieht einen Katalog von Maßnahmen vor, die einer Behandlung und Entscheidung im Gesamtvorstand bedürfen.

Unbeschadet der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder führen die einzelnen Mitglieder die ihnen zugewiesenen Geschäftsbereiche im Rahmen der Vorstandsbeschlüsse in eigener Verantwortung.

Vorstandssitzungen finden grundsätzlich wöchentlich statt und werden durch den Vorstandsvorsitzenden einberufen. Darüber hinaus kann jedes Mitglied die Einberufung einer Sitzung verlangen. Die Beschlüsse des Vorstands werden mit einfacher Stimmenmehrheit der an der Beschlussfassung teilnehmenden Mitglieder des Vorstands gefasst, soweit das Gesetz nicht zwingend Einstimmigkeit vorsieht. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag.

Dem Vorstandsvorsitzenden obliegt die Koordination aller Geschäftsbereiche des Vorstands. Er wirkt darauf hin, dass die Geschäftsführung aller Geschäftsbereiche einheitlich auf die durch die Beschlüsse des Vorstands festgelegten Ziele ausgerichtet wird.

Angesichts der Anzahl von drei Vorstandsmitgliedern werden keine Ausschüsse des Vorstands gebildet.

Arbeitsweise des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der PATRIZIA Immobilien AG ist das Kontrollgremium der Gesellschaft. Er überwacht und prüft die Entscheidungen des Vorstands. Der Aufsichtsrat besteht aus drei Mitgliedern. Aufgrund dieser Anzahl erachtet das Gremium die Bildung von Ausschüssen weder als erforderlich noch als sinnvoll. Das Mitbestimmungsgesetz hat für die PATRIZIA Immobilien keine Relevanz, so dass keine Aufsichtsratsmitglieder aus dem Kreis der Arbeitnehmer entstammen. Innerhalb des Aufsichtsrats koordiniert und leitet der Vorsitzende die Sitzungen.

In Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für die PATRIZIA wird der Aufsichtsrat unmittelbar und frühzeitig eingebunden. Regelmäßig wird er vom Vorstand über den Geschäftsverlauf sowie die Ertrags-, Vermögens und Finanzlage informiert. Er stimmt mit dem Vorstand auch die strategische Ausrichtung der Gesellschaft ab und erörtert mit ihm regelmäßig den Stand der Umsetzung der Geschäftsstrategie. Der Aufsichtsrat stimmt der Jahresplanung zu und billigt die Jahresabschlüsse der PATRIZIA Immobilien AG und des PATRIZIA Konzerns sowie den Abhängigkeitsbericht – jeweils unter Berücksichtigung der Berichte des Abschlussprüfers. Ferner ist der Aufsichtsrat für die Personalangelegenheiten der Vorstandsmitglieder zuständig. Er bestellt die Vorstandsmitglieder und ist in die langfristige Nachfolgeplanung für den Vorstand eingebunden. Gemäß der Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex beschließt das Aufsichtsratsplenum über das Vergütungssystem für den Vorstand einschließlich der wesentlichen Vertragselemente und überprüft das Vergütungssystem regelmäßig. Die Aufgaben und Beschlüsse des Aufsichtsrats werden im Bericht des Aufsichtsrats im jährlichen Geschäftsbericht detailliert dargestellt.

Die Amtszeit der derzeitigen Mitglieder des Aufsichtsrats läuft bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2013 entscheidet. Der Aufsichtsrat ist unabhängig und an Aufträge und Weisungen nicht gebunden.

Augsburg, den 17. Januar 2012

Der Vorstand:

Wolfgang Egger   
Arwed Fischer
Klaus Schmitt